担当者「メールで確認を送りました」
確認する人「忙しくて見てない」
担当者「では次から直接言います」
確認する人「口頭だけだと記録がない」
担当者「？？？」
連絡手段を変えるたびに新しい敗北条件が生えています。
忙しいこと自体はあります。
でも、「忙しかったので確認しませんでした」と「だから結果は担当者の責任です」は別の話です。
忙しいなら、忙しい前提で確認の仕組みを決める必要があります。
「忙しい」で止めると、担当者だけが全部走る
確認する人が忙しいなら、本来決めたいのは次です。
- いつまでに見るのか
- 見られないとき誰が代わるのか
- 返事がないときどうするのか
- 緊急ならどこへ連絡するのか
ここがないまま、
「確認はできない」 「勝手に進めるな」 「失敗したら担当者の責任」
が同時に来ると、担当者だけが全方向へ走ります。
メールを送る。 チャットも送る。 口頭でも言う。 リマインドする。 確認されているか確認する。
確認依頼の確認依頼まで始まると、仕事がマトリョーシカです。
ツールを増やしても、誰が見るかは決まらない
メール。 Teams。 Slack。 タスク管理。 共有フォルダ。 承認フロー。
道具が増えても、誰がいつ見るかは自動では決まりません。
「メールに入れたからOK」でもありません。
「見ていないから無効」でもありません。
先にルールを決めます。
たとえば、重要な判断はTeamsへ送る。 返信期限を入れる。 期限までに見られない場合は代理者へ回す。 緊急時だけ電話する。
このくらい具体的なら使えます。
担当者と確認する人の仕事を分ける
担当者の仕事は、必要な情報をまとめることです。
何を決めてほしいのかを書く。 期限を書く。 自分の案を書く。 必要なら記録を残す。
確認する人の仕事は、期限までに判断することです。
無理なら、無理と返す。 代理の人を決める。 優先順位を変える。
担当者が確認者の仕事まで全部代わると、責任の境目が消えます。
「返事がないとき」を先に決める
ここが一番大事です。
返信がないと、仕事は止まるのか。
A案で進むのか。
別の人へ回すのか。
案件によって違います。
なので、勝手に「返信なし＝承認」と決めてはいけません。
先に確認します。
たとえば、後から直せる資料ならこう書けます。
A案で進める想定です。
懸念があれば金曜17時までにお願いします。
期限までにご連絡がない場合は、納期のためA案で作業を進めます。
逆に、価格や契約など勝手に決められないものなら、こうです。
この件は私の権限では確定できません。
金曜17時までに判断をお願いします。
難しい場合は、代理で判断できる方をご指定ください。
口頭で言ったら、あとで1行残す
緊急なら口頭で言うこともあります。
そのあと短く残します。
「先ほど口頭で確認した件です。A案で進める認識です。違っていれば本日17時までにお願いします」
これなら、口頭の速さと記録の両方を使えます。
「言った・言わない」と「送った・見てない」の中間です。
忙しい人を責めるより、忙しくても回る形にする
忙しい人へ「ちゃんと見てください」と言うだけでは、また忙しくなった日に戻ります。
それより、
いつ見るか。 誰が代わるか。 返事がなければどうするか。
を決めた方が強いです。
確認する時間そのものを仕事として確保することも必要です。
「忙しい」は責任を消す呪文ではありません。確認方法を決める合図です。
担当者が毎回エスパー兼伝書鳩になる必要はありません。
