「じゃあ、これお願いします」
この一言だけで仕事を受けると、あとからいろいろ生えてきます。
素材集め。 関係部署への連絡。 内容の判断。 修正。 最終説明。
気づいたら、担当者ではなく人間サイズの穴埋め材になっています。
仕事を引き受けることと、全部の責任を引き受けることは別です。
会議の中で役割を分けておくと、あとからかなり楽になります。
まず5つだけ確認する
会議で仕事を任されたら、次の5つを確認します。
- 最後にOKを出す人は誰か
- 必ず入れる内容は何か
- 誰が素材を出すのか
- 素材はいつまでに必要か
- 修正はいつまで受けるのか
特に危ないのは、期限だけ決まっている状態です。
「完成は金曜です」
でも素材担当は未定。 最終確認者も未定。 必須内容も未定。
これは予定ではありません。
金曜日に奇跡が起きる予定です。
「みんなで確認」は、最後に誰が決めるのかまで聞く
「最後はみんなで見よう」
一見よさそうです。
でも、3人が別々の修正を言ったら誰に合わせるのでしょうか。
ここを決めないと、担当者が全員の意見を合成する仕事まで背負います。
なので、こう聞きます。
「皆さんに確認いただく形で大丈夫です。意見が分かれた場合、最後に判断する方だけ決めたいです」
確認する人を減らす話ではありません。
最後に決める人を決める話です。
「任せる」と言われても、判断まで全部もらわない
「そこは任せるよ」
これも便利な言葉です。
本当に全部を決めていいなら問題ありません。
でも、完成後に「これは違う」が来るなら、実際には全部を任されていません。
そのときは、こう返せます。
「作業はこちらで進めます。必ず入れる内容と、最終確認する方だけ決めさせてください」
これなら仕事は止めません。
同時に、判断の境界も残せます。
素材を集める人まで決める
動画なら、作業風景、設備映像、イベント映像、写真、説明文などが必要になります。
編集担当が全部を撮影して、全部を選び、全部を確認するとは限りません。
各部署が素材を出すなら、その場で決めます。
「製造の映像は製造側から木曜まで」
「設備の映像は技術側から水曜まで」
ここまで言葉にすると、仕事が急に現実になります。
「素材はあとで誰かが出す」では、誰も出さないことがあります。
“誰か”さん、社内で一番忙しいです。
修正には締切を置く
完成日の直前まで修正を受け続けると、完成しません。
そこで、最終確認の日と修正の締切を先に置きます。
「最終確認は木曜です。そこまでの修正を金曜午前に反映して完成にします」
こう決めれば、完成条件が見えます。
期限がなければ、最後の最後に新しい案が生まれます。
そして担当者だけが夜に走ります。
会議の最後に5行で残す
会議が終わったら、次の5つをメモで送ります。
- 最終判断者
- 各素材の担当
- 素材の期限
- 自分がやる範囲
- 修正の締切
長い議事録はいりません。
あとで「そうだっけ？」にならない形で残れば十分です。
責任を避けるためではありません。
決める仕事、材料を出す仕事、作る仕事、OKを出す仕事を、全部同じ人にしない。
それだけで、「これお願いします」が無限増殖するのをかなり防げます。
