名簿を確認する。
4月、職位なし。
5月、職位なし。
ここで分かったのは、
4月と5月には職位が入っていなかった。
以上です。
ところが職場では、ここから急に、
「誰が抜かした？」
「前任者のミス？」
「誰が悪い？」
が始まることがあります。
名簿確認から猿裁判へクラスチェンジしています。
本当に必要なのは、次からどうするかです。
過去の事実と、今後のルールは別
4月と5月に職位がなかった。
だから6月も不要、とは限りません。
逆に、相手部署が使ってみて「職位も必要」と分かったなら、今後追加すればいいです。
過去資料は、未来のルールを決める材料です。
有罪判決を出すための証拠品ではありません。
追加要望が出たら「いつから必要？」を聞く
相手「職位も欲しいです」
ここで、
「今まで入ってませんでしたけど？」
だけで終わらせず、次を聞きます。
- 今回分から必要か
- 次回からでいいか
- 何日時点の職位が必要か
- 何日までにファイルが必要か
たとえば16日発行の資料に使うなら、基準日と提出期限を決めます。
ここまで決まれば作業できます。
「怒られない返答」を作ると話が広がる
管理側が、
「適当に答えて怒られたくない」
と思うと、過去の経緯を大量に掘り始めることがあります。
でも相手が困っているのは、たぶん「必要な日に必要な情報がない」です。
4月の担当者を発掘しても、16日の名簿は完成しません。
責任採掘より、仕様を1行決めた方が仕事は進みます。
返答はこれくらいでいい
確認したところ、4月・5月とも職位は入っていませんでした。
これまでは職位なしで提出していた運用です。
今後必要であれば追加します。
今回分から必要か、次回からでよいか、あわせて基準日と提出期限を教えてください。
事実。
今後の対応。
確認したいこと。
この3つで十分です。
管理側が決めるのは「サンプル」ではなく仕様
毎月の名簿なら、
- 必須項目
- 基準日
- 提出日
- 確認する人
- 変更があったときの扱い
を決めます。
「前回のExcelを見て同じ感じで」は、サンプルであって仕様ではありません。
前回に偶然なかった項目を、今回の担当者が読心することはできません。
確認は未来へ使う
過去を確認するのは大事です。
でも、確認の出口を、
「誰が悪かった？」
ではなく、
「次から何を決める？」
へ置きます。
4月なし・5月なしで分かったなら、6月のルールを作る。裁判は開廷しなくていいです。
名簿の空欄から、人間ドラマを作らない
記録に「4月なし」「5月なし」と書いてあっても、それだけで誰かの怠慢とは決まりません。
担当が変わった。対象外だった。入力場所が別だった。後からまとめて処理するルールだった。単純な記入漏れだった。理由はいくつも考えられます。
最初に見るのは、人ではなく記録です。いつ、誰が、どのルールで、どこへ入力することになっていたかを確認します。
そのあと必要なら担当者へ聞きます。「なぜやらなかった？」ではなく「この期間はどの運用でしたか？」なら、事実を取りやすくなります。
空欄を見た瞬間に法廷を開くと、証拠品が名簿1枚しかありません。
犯人探しを後ろへ回して、仕組みと履歴を先に見る。それだけで、無実の人を詰める事故も、本当の抜けを見逃す事故も減らせます。
